為完善遼寧省道路運(yùn)輸協(xié)會秘書處工作機(jī)制,規(guī)范協(xié)會內(nèi)部管理,保證協(xié)會科學(xué)、規(guī)范、持續(xù)發(fā)展,特制訂本制度。
第一章 協(xié)會組織結(jié)構(gòu)
第一條 秘書處是遼寧省道路運(yùn)輸協(xié)會日常辦公機(jī)構(gòu),負(fù)責(zé)承擔(dān)協(xié)會日常工作。
第二條 秘書處設(shè)秘書長一人,副秘書長一人。秘書長由理事會選舉任免,副秘書長由秘書長提名。
第三條 秘書長在理事會授權(quán)范圍內(nèi),領(lǐng)導(dǎo)秘書處開展工作;副秘書長協(xié)助秘書長負(fù)責(zé)秘書處日常管理工作。
第四條 秘書處成員要保持勤勉、高效的工作作風(fēng),履行協(xié)會“雙向服務(wù)”宗旨,盡心履職為會員單位服務(wù)。
第五條 秘書處主要職責(zé)
1、貫徹執(zhí)行國家和行業(yè)主管部門相關(guān)政策法規(guī),結(jié)合協(xié)會實(shí)際制訂并貫徹協(xié)會規(guī)章制度;
2、承辦政府行管部門或單位委托辦理的事項(xiàng),部署開展行業(yè)內(nèi)相關(guān)業(yè)務(wù)的考核、評定工作;
3、組織交流行業(yè)經(jīng)驗(yàn),開展行業(yè)內(nèi)學(xué)術(shù)研究與行業(yè)自身建設(shè)等方面的相互交流與合作;
4、對行業(yè)內(nèi)有關(guān)政策、法規(guī)等提供咨詢服務(wù),并搜集整理行業(yè)資訊編輯會刊;
5、負(fù)責(zé)會員代表大會、理事會、常務(wù)理事會、會長辦公會等會議的會務(wù)工作,起草會議紀(jì)要并執(zhí)行落實(shí)會議決議;
6、負(fù)責(zé)協(xié)會各類文件的起草、發(fā)放、督辦及文件材料歸檔工作;
7、負(fù)責(zé)編制協(xié)會年度工作計(jì)劃并跟蹤執(zhí)行情況;編寫協(xié)會年度工作總結(jié);
8、負(fù)責(zé)協(xié)會證照年審工作;
9、負(fù)責(zé)購置和管理協(xié)會固定資產(chǎn);
10、負(fù)責(zé)會員發(fā)展,會員會籍管理和會費(fèi)收繳工作;
11、負(fù)責(zé)協(xié)會其他事務(wù)。
第六條 秘書處各崗位工作職責(zé)
1、秘書長工作職責(zé):
負(fù)責(zé)主持秘書處全面工作;落實(shí)協(xié)會各項(xiàng)會議工作精神和相關(guān)指令。
2、副秘書長工作職責(zé):
負(fù)責(zé)主持秘書處日常工作;定期組織召開秘書處工作例會,督檢決議落實(shí)情況;理順外部關(guān)系,組織籌辦協(xié)會重要活動(dòng)。
3、秘書工作職責(zé):
負(fù)責(zé)協(xié)會文件的收發(fā),各類文件、方案的起草、催辦并跟蹤實(shí)施;協(xié)會重要活動(dòng)的會務(wù)組織;分會各類活動(dòng)的組織、協(xié)調(diào);協(xié)會刊物的編輯出版。
4、財(cái)務(wù)人員工作職責(zé):
負(fù)責(zé)審核協(xié)會票據(jù)、對賬,保證財(cái)務(wù)支出合規(guī)合法;編制會計(jì)報(bào)表,及時(shí)反映資金流轉(zhuǎn)情況。
第二章 公文管理規(guī)定
第一條 公文格式一般包括:標(biāo)題、主送單位、正文、附件、單位印章、發(fā)文時(shí)間、抄送單位、公文字號、印發(fā)機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)日期。
第二條 協(xié)會公文由秘書處負(fù)責(zé)起草,秘書長審核后由秘書處秘書按公文發(fā)文格式制發(fā)。
第三條 公文內(nèi)容涉及多個(gè)單位或部門時(shí),秘書處需組織相關(guān)單位或部門會簽,送秘書長審核后制發(fā)。
第四條 公文擬稿簽發(fā),一律使用協(xié)會印制的《發(fā)文稿紙》,用鋼筆或黑色碳素筆書寫、簽字。
第五條 外來文件由秘書處秘書負(fù)責(zé)簽收,及時(shí)在《收文登記簿》上分類登記,并在來文附上《公文處理單》,送秘書長審閱。
第六條 審閱外來文件時(shí)秘書長要在《公文處理單》上提出擬辦意見,由秘書處閱辦,重要文件應(yīng)呈送會長閱批后閱辦。為避免公文積壓誤事,應(yīng)即閱即辦。
第七條 文件、檔案借閱前借閱人須在《檔案借閱登記表》上登記并簽字,證照借用前使用人須在《證件使用登記表》上登記并簽字,歸還時(shí)由秘書處秘書登記歸還日期。
第八條 秘書處負(fù)責(zé)公文的立卷與歸檔,立卷要分門別類,歸類裝訂。
第九條 對多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件,秘書處負(fù)責(zé)定期清理銷毀并登記。
第三章 印信管理規(guī)定
第一條 協(xié)會印鑒由副秘書長負(fù)責(zé)管理,使用協(xié)會公章、會長職章要填寫《用印登記簿》,通過秘書長審批簽字后印章。
第二條 分會特定業(yè)務(wù)用章要填寫《分會用印登記簿》,通過常務(wù)副秘書長審批簽字后印章。
第三條 禁止擅自使用分會印鑒對外簽訂合同、協(xié)議、擔(dān)保、抵押等。
第四條 協(xié)會分會印鑒更換與撤銷由主辦人負(fù)責(zé)。
第四章 辦公用品管理規(guī)定
第一條 協(xié)會辦公類物品包括辦公用品、辦公家具、辦公設(shè)備、日用雜品等。
第二條 辦公類物品由秘書處統(tǒng)一歸口管理,副秘書長負(fù)責(zé)監(jiān)督審批;秘書處設(shè)專人負(fù)責(zé)辦公類物品的采購、保管、發(fā)放及報(bào)廢處理。
第三條 辦公用品、日用雜品要本著節(jié)約開支的原則按需采購;辦公家具、辦公設(shè)備的購置要經(jīng)秘書長審批同意后購置。
第四條 辦公類物品要按購進(jìn)日期和數(shù)量做好登記,建立辦公類物品在庫、在用記錄。
第五條 秘書處成員領(lǐng)用辦公用品需填寫《辦公用品領(lǐng)用登記》,要本著節(jié)約、愛惜的原則使用辦公類物品,禁止挪用、私用,如有丟失、損壞,責(zé)任者應(yīng)予以按價(jià)賠償。
第五章 內(nèi)務(wù)管理規(guī)定
第一條 協(xié)會辦公樓內(nèi)衛(wèi)生由秘書處負(fù)責(zé)維護(hù)管理;秘書處成員實(shí)行輪流值日制,清掃辦公區(qū)、會議室、衛(wèi)生間衛(wèi)生,每半月進(jìn)行一次全員大掃除,對辦公區(qū)域衛(wèi)生進(jìn)行徹底清理。
第二條 個(gè)人辦公區(qū)域內(nèi)衛(wèi)生由個(gè)人自行負(fù)責(zé)打掃;秘書處成員要及時(shí)清理個(gè)人辦公區(qū)域衛(wèi)生,營造健康、整潔的辦公環(huán)境。
第三條 為保證安全、節(jié)約用電,所有人員下班時(shí)須關(guān)閉室內(nèi)電器設(shè)備電源,檢查室內(nèi)安全,關(guān)好門窗。
第四條 如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或損壞,應(yīng)第一時(shí)間聯(lián)系工程人員維修,不得個(gè)人擅自拆修。